Свое выступление я построила в формате "теста из женского журнала". Перед мастер-классом участники заполнили короткие анкеты с практическими вопросами по созданию и раскрутке внутреннего корпоративного издания, я собрала ответы, обработала и прокомментировала полученные результаты на примере внутреннего издания своей компании.
Считаю, что общение в форме диалога всегда полезнее односторонней презентации. Каждый – и участники, и выступающий – получают новую информацию, учатся на опыте друг друга.
В мастер-классе участвовали 25 человек, анкеты заполнили 13. Давайте пройдемся по результатам опроса.
Вопрос 1. Сколько стоит выпуск одного номера внутрикорпоративной газеты объемом 12 полноцветных полос формата А3, тиражом 3000 экз.?
Варианты ответов:
а) от 5 000 до 10 000 грн. – так считали шестеро участников;
б) от 5 000 до 10 000 у.е. – мнение двоих;
в) понятия не имею, интересно узнать – ответили трое;
г) не знаю, сколько у вас, но наше агентство сделает лучше и дешевле – один ответ:);
д) свой вариант – не предложил никто.
Ситуация с выпуском внутрикорпоративного издания компании МКС – газеты "Моя Компания Сегодня" – соответствует мнению большинства. Стоимость одного номера (без учета заработной платы главного редактора и копирайтера, потому что это штатные единицы – руководитель отдела PR и менеджер по внутренним коммуникациям – и выделить эту работу из других обязанностей сложно) – до 10 000 гривень.
Вопрос 2. Сколько человек должно быть задействовано в выпуске одного номера внутрикорпоративной газеты объемом 12 полноцветных полос формата А3, тиражом 3000 экз.?
Подчеркнуть должность и занятость (штатный, внештатный):
а) главный редактор – он кто: специально нанятый сотрудник (так считают трое), генеральный директор (один ответ), PR-директор (шесть мнений), директор по продажам, директор по управлению персоналом и директор по маркетингу (не получили ни одного очка), директор по рекламе (один ответ), менеджер по внутренним коммуникациям (также один ответ);
б) журналист(ы) – штатный (одно мнение), привлеченный (ответили двое), кол-во – от одного до трех, с убедительным перевесом одного;
в) менеджер по внутренним коммуникациям – готовы привлекать семеро;
г) менеджер по персоналу – четверо;
д) менеджер по рекламе – так считают трое;
е) маркетолог – также три голоса;
ж) дизайнер – его необходимость подтвердили пятеро участников, занятость – внештатный (четыре голоса), штатный (один ответ);
з) верстальщик – оказался нужен только только четверым :), и всем на внештатной основе;
и) литредактора, корректора – выбрали пятеро голосовавших, и все на внештатной основе;
к) свой вариант – других сотрудников не предолжили.
Мое мнение: главным редактором внутреннего издания (с правом последнего слова) должен выступать директор по связям с общественностью (руководитель отдела), директора по персоналу, маркетингу и рекламе могут и должны быть привлеченными экспертами. Генеральный директор – утверждать только основные, "идеологические" тексты каждого номера.
Выделенных журналистов у нас пока нет, так как написание текстов распределено между мной (главные тексты номера) и менеджером по внутренним коммуникациям (репортажи, новости, рассказы о подразделениях).
Самое наше большое достижение – то, что мы смогли заинтересовать сотрудников писать в газету самих. Бывают номера, в которых до 70% текстов подготовлены сотрудниками (я только редактирую). Во-первых, это делает газету интересной – разные взгляды, мнения, стили (вы не поверите, сколько людей, оказывается, хорошо и свежо пишут!). Во-вторых, повышает лояльность сотрудников к ней – "раздам всем знакомым, там же статья, которую я сам написал!" Ну и, в-третьих, существенно облегчает работу – ведь у нас в обязанностях далеко не только выпуск газеты:).
Дизайнер у нас совмещается с верстальщиком в одном, внештатном, лице :). Для выпуска издания с периодичностью один раз в два месяца не нужна штатная единица (верстка занимает одну неделю с учетом того, что человек ее совмещает с основной работой). Экономить и привлекать штатного дизайнера из рекламного отдела очень не советую – он сверстает вам чистый рекламный буклет (потому что мозг "заточен" на изготовление рекламной продукции). А наша задача – максимально уйти от рекламы в сторону "традиционных" СМИ. Поэтому же обязательнейшее условие – верстальщик должен иметь в портфолио печатные издания и свободно владеть специальными программами для верстки периодики: Indesign, Quark Express. А тот же Corel ну никак не предназначен для верстки (он используется, в первую очередь, для векторных изображений). Верстать в нем можно, но это не профессионально.
С литредактором-корректором тоже повезло – у меня с "журналистских" времен остались контакты в городских редакциях, поэтому вычиткой номера на внештатной основе занимается литредактор – супер-ас :).
Вопрос 3. Какой этап (этапы) в производстве внутрикорпоративного издания пропущен?
а) разработка концепции издания;
б) рубрикатор;
в) логотип, дизайн-макет издания;
г) подбор и написание тематических материалов;
д) проведение интервью;
е) обработка и редактирование материалов;
ж) фотосъемка, подбор иллюстраций;
з) корректорская и литературная правка;
и) верстка;
к) печать тиража.
Пропущен один из самых важных этапов – распространение тиража (его добавили три участника). Без выстроенной системы доставки нового номера каждому сотруднику в руки браться за выпуск не стоит. У нас развитая система филиалов (МКС – всеукраинская розничная сеть магазинов компьютерной, офисной и бытовой техники) – более чем 30 городов. Пачки с газетами (количество считаем по формуле: количество человек + 20%) подписываются лично на имя директора магазина, представительства, склада, и развозятся нашим транспортом в течение 10 дней с момента выхода номера. Есть такая практика: машина оправится в филиал только через три дня, а кто-то из головного офиса сегодня едет в филиал в командировку, тогда он берет с собой пачку для сотрудников, и мы отмечаем это в специальной таблице доставки.
Еще я напомнила участникам о таких этапах, как планирование номера, согласование материалов, получение и обработка обратной связи от сотрудников.
Вопрос 4. Как определить необходимый тираж внутрикорпоративного издания для компании со штатом 2000 сотрудников?
а) 1500 шт. (чтобы "на всех не хватало", стимулировать интерес) – согласился один человек;
б) 2000 шт. (равное количество) – так считают двое;
в) 3000 шт. – по формуле «количество сотрудников+50%», чтобы несколько штук лежали в приемной, чтобы сотрудники могли дать своим друзьям, вкладывать в презентационные материалы, заворачивать рыбу и т.д. (мнение пятерых);
г) среди своих вариантов предложили 2300 шт., 7500 шт. и 15 000 шт.
Я придерживаюсь формулы "количество сотрудников+50%", и не только по перечисленным выше причинам. Наша сеть постоянно расширяется, и новым сотрудникам мы в обязательном порядке вручаем все номера корпоративной газеты. Это один из лучших способов "влить" человека в коллектив, в корпоративную культуру.
Вопрос 5. Какие рубрики нужны во внутрикорпоративном издании (название и содержание рубрик)?
Нужное подчеркнуть:
а) "Из первых рук" – интервью с топ-менеджером, итоги, планы, самая важная информация в номере;
б) "Новости компании";
в) "Колонка редактора";
г) "Корпоративное обучение" – ход обучающих программ, основные события – семинары и тренинги для продавцов и руководителей, обучение и адаптация новичков;
д) "Знакомимся" – рассказ об отделе, подразделении;
е) "Регионы" – рассказ о жизни отдельных магазинов, филиалов, подразделений;
ж) "Моя профессия" – рассказ от первого лица о работе конкретной должности (продавец, бухгалтер, завхоз);
з) "Знай наших" – спортивные рекорды, необычные хобби, интересные рассказы о путешествиях сотрудников;
и) "Блиц-опрос";
к) "Конкурс", "Лидеры компании";
л) "Пресса о нас";
м) "Наши праздники";
н) "Наши путешествия";
о) "Фоторепортаж";
п) "Наша жизнь" – все, что не подходит ни под одну рубрику :).
Почти в равной степени (от пяти до десяти голосов) получила каждая рубрика. За что спасибо участникам, так как это все рубрики нашей газеты :).
Спасибо участникам и за верные замечания. Например, что рубрики нужны все, но не одновременно, а чередовать из номера в номер. А еще за свои варианты. Здесь участники предложили рубрику с юмором, анекдотами. Согласна, юмор необходим, однако, лучше не из интернета, а реальные истории из жизни компании.
Вопрос 6. Что лучше НЕ помещать во внутреннее корпоративное издание:
а) остропроблемные вопросы (когда поднимут размер командировочных по Украине, почему менеджер-сын директора получает в три раза больше, чем начальник его отдела) – шесть ответов;
б) стихи сотрудников – один ответ;
в) рассказы об элитном отдыхе начальства – девять ответов;
г) развлекательные перепечатки из Интернета – шесть мнений;
д) фотографии с "корпоративов" – два мнения;
е) в своих вариантах один участник предложил не писать о личной жизни сотрудников, и не помещать философские размышления.
По остропроблемным вопросам полностью согласна – вы всегда должны помнить, что внутреннее издание может попасть (и, скорее всего, регулярно попадает) в руки покупателей, конкурентов, налоговой, органов власти и так далее. Поэтому понятия "коммерческая тайна" и простой здравый смысл при выборе тем для газеты должны быть на первом месте.
Про стихи сотрудников – это моя личная фобия (согласному со мной участнику я даже вручила специальный приз). Скажите честно, вы любите читать дилетантские стихи? Без обид, но драгоценное место на полосах внутреннего издания лучше занимать более полезной информацией. Тем более, что пустив "поэзию" в номер один раз, вы уже через две недели захлебнетесь в потоках графоманства.
Рассказы об отдыхе начальства, конечно, только негативно настроят остальных сотрудников. Однако о путешествиях читать интересно, поэтому я нашла выход: мы публикуем рассказы об отпусках сотрудников любого ранга, а истории о поездках в экзотические страны – только тогда, когда сотрудник получил эту поездку в виде бонуса за отличные результаты от компании. Большое спасибо компании за то, что у нас есть такой вид поощрения :)
Перепечатки из интернета не приветствую опять же потому, что драгоценное место на полосах внутреннего издания лучше занимать более полезной информацией. Если вам нечего сказать до такой степени, что вы готовы публиковать заметки из интернета, зачем вам свое издание?
Фотографии с "корпоративов" – можно, это показывает живой дух компании, но только "приличные", без пошлости и интимных подробностей.
За предложение не публиковать философские размышлизмы сотрудников о жизни участник также получил приз от меня – по той же причине, что и за стихи. Я знаю корпоративное издание для клиентов (!), превращенное генеральным директором и его подхалимом – псевдоредактором в публикацию семейного альбома директора и его мыслей о поиске смысла жизни. Это позор компании.
